善用 Microsoft 365 Copilot Prompt Coach 提升工作效率

在生成式 AI 時代，prompts 的品質決定了 AI 輸出的品質。Microsoft 365 Copilot 雖可大幅提升生產力，但若使用者給予的 prompts 不明確或資訊不足，Copilot 產生的結果可能不如預期，甚至出現無關或錯誤的內容。

為協助使用者撰寫高品質 prompts 並充分發揮 Copilot 的威力，Microsoft 推出了 Prompt Coach。以下內容介紹 Prompt Coach 的功能、啟用方式，以及在行銷、行政與管理職能中的使用情境與範例。

一、Prompt Coach 功能概述

Prompt Coach 是 Microsoft 365 Copilot 內建的一款 AI 助理，可在 Copilot Chat 中啟用。其主要目的是幫助使用者撰寫清晰有效的 prompts，透過對話式流程逐步引導您補充目標、背景、預期輸出及資料來源。其核心能力包括：

• 互動提示指導：透過提問與建議，引導使用者補充關鍵資訊並改善 prompt 的結構。
• 詳細分析與反饋：分析輸入的 prompts，指出模糊或欠缺之處，並給出改進建議。
• 範例與最佳實踐：內建範例庫與最佳實踐指南，說明優化 prompts 的目的與方法。

透過 Prompt Coach 的輔導，用戶可在與 Copilot 互動的過程中更明確根據「目標、背景、期望、來源」（Goal Context Expectations Source GCES）提示框架，進一步提升prompts品質。

二、啟用與使用 Prompt Coach

啟用 Prompt Coach 非常簡單，可以在 Microsoft 365 Copilot Chat 或 Teams 的 Agents 面板中安裝及使用。以下是建議步驟：

1. 安裝 Prompt Coach Agent：進入 Copilot Chat，於左邊 All Agents 分頁中尋找「Prompt Coach」並安裝。
   
   
2. 開啟 Prompt Coach Agent：安裝後，就可以在 Copilot Chat 內，於 Agents 分頁中選擇「Prompt Coach」使用。
   
   
3. 輸入初步提示：在 Prompt Coach 對話窗輸入簡單的請求，例如「我需要一份活動宣傳文案」或「請幫我分析這份報告」。
4. 獲取反饋：Prompt Coach 會分析您的 prompts，指出不足之處並詢問額外資訊。
5. 完善 prompts：按提示補充目標、背景、期望與資料來源等資訊。
6. 取得優化結果：當資料充分時，Prompt Coach 會提供完整的優化prompts，方便直接複製到其他 Copilot 應用中使用。

三、不同角色的使用情境與案例

角色	使用情境	優化後的prompts範例
行銷人員	撰寫新品上市的宣傳郵件，介紹產品亮點並吸引潛在客戶	目標：撰寫一封郵件宣傳我們即將發表的新產品 X，吸引潛在客戶了解並試用。 背景：目標對象為現有 VIP 顧客與電子報訂閱者；產品解決痛點並具備 A、B、C 等功能。 期望：使用熱情且專業的語氣，段落簡潔明瞭；開頭強調新產品主要賣點，中段提供清單式功能介紹，結尾包含明確行動呼籲。 資料來源：引用公司內部的產品手冊和市場調查報告要點，確保內容精準。
行政員工	安排跨部門專案會議並撰寫郵件通知與會者	目標：撰寫一封會議邀請郵件，通知研發與行銷部門主管參與跨部門專案檢討會議。 背景：會議時間為 3 月 30 日上午 10:00，採 Teams 線上會議；討論 Q1 專案進度並協調後續任務。 期望：以正式且清晰的語氣，兩段內說明會議目的、時間、連結與主要議程；提醒收件者於 3 月 10 日前回覆是否出席。 資料來源：參考專案計畫簡報與前次會議記錄，確保議程完整精確。
管理人員	向高層管理團隊匯報本季度工作成果並提出建議	目標：總結 2025 年 Q4 部門績效，為高階管理團隊準備執行摘要。 背景：本季度目標達成率 95%，完成了三項主要專案，營收較去年同期成長 8%。管理層關注 KPI 達成、主要成就與挑戰等。 期望：產出約 5 點重點摘要，每點簡明扼要；語氣正式、客觀，最後列出下一步計畫。 資料來源：根據 Q4 業績報告與營運儀表板數據生成，不杜撰未經驗證的資訊。

3.1 行銷人員：內容行銷與文案寫作

行銷人員需撰寫宣傳文案、電子報、社群貼文及分析市場資料。挑戰包括prompts過於籠統而導致 Copilot 生成內容空泛，以及語氣不符合品牌調性。Prompt Coach 透過提問幫助補充產品特色、目標客群、行銷渠道與語氣等資訊，產生更貼近讀者需求的文案。

使用建議：

• 輸入初步需求後回答 Prompt Coach 的提問（受眾、產品亮點、語氣、格式等），逐步改善prompts。
• 使用結構化的prompts框架（GCES），確保所有要點都有涵蓋。
• 可反覆要求 Prompt Coach 調整語氣或添加新要素，例如加入客戶見證或限時優惠。

效益：透過 Prompt Coach 行銷人員可在數分鐘內完成高品質文案初稿，省去手動草擬與反覆修改的時間，並學會撰寫明確prompts的技巧。

3.2 行政員工：專案會議通知與溝通

行政人員常需安排會議、撰寫公告或整理會議記錄。挑戰在於易遺漏關鍵時間、地點、議程等資訊；語氣需正式且明確。Prompt Coach 會指出prompts缺乏的細節（日期、會議連結、討論主題等），並指引使用者補充資訊。

使用建議：

• 草擬會議通知時要提供日期、時間、線上連結、參加者及議程重點。
• 結尾加入回覆期限或準備事項。
• 使用項目符號或段落格式，使信息條理分明。

效益：Prompt Coach 幫助行政人員一次性列出所有關鍵資訊，避免來回澄清，並確保通知內容完整精確。

3.3 管理人員：工作匯報與決策支援

管理人員需要摘要報告並向決策者呈現重點。挑戰在於原始數據量大且資訊繁雜，prompts沒有聚焦可能會得到冗長的結果。Prompt Coach 協助管理者明確定義匯報對象、關注指標、輸出格式及字數限制。

使用建議：

• 說明目標受眾與主要關心的 KPI，例如目標達成率、業績增長或缺點。
• 指定摘要要點數量限制，確保輸出精簡。
• 提供資料來源（如 BI 系統或財務報告），以提升可信度。

效益：利用 Prompt Coach 管理者可快速生成聚焦摘要，節省人工整理與撰寫時間，同時強化匯報的策略性和專業度。

四、結論與建議

Prompt Coach 為各種職能的員工提供了一位隨傳隨到的 AI 指導顧問。透過學習使用 GCES 框架撰寫 prompts，行銷人員可快速創作貼近客群需求的文案；行政人員可一步到位整理會議通知；管理人員則能迅速提煉報告重點與行動建議。使用者在日常工作中積極嘗試 Prompt Coach，不但提高 Copilot 回應品質，同時可慢慢學會提升自身的 prompts 能力。